Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động mới nhất 2026

Quy chế lương thưởng đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm quyền lợi cho người lao động và quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch, phù hợp quy định pháp luật giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng. Hãy cùng MISA tìm hiểu chi tiết quy chế lương thưởng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, hạn chế rủi ro pháp lý.

1. Quy định về quy chế lương thưởng

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 về quy chế thưởng như sau:

Thưởng
1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Theo đó, quy chế lương thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công khai tại nơi làm việc sau khi đã tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại cơ sở đối với trường hợp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Tuy nhiên, hiện nay Bộ luật Lao động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa đặt ra quy định cụ thể về mẫu quy chế lương, thưởng và chế độ đãi ngộ đối với người lao động. Thực tiễn áp dụng cho thấy, quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ do doanh nghiệp tự ban hành nhằm quy định chi tiết về các nội dung liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác đối với người lao động.

Mức xử phạt đối với người sử dụng lao động không công bố công khai tại nơi làm việc

Căn cứ theo khoản 1 và khoản 5 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm tiền lương như sau:

Vi phạm quy định về tiền lương
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
b) Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
d) Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
đ) Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
…
5. Biện pháp khắc phục hậu quả
a) Buộc người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này;
b) Buộc người sử dụng lao động trả đủ khoản tiền tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cộng với khoản tiền lãi của số tiền đó tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 4 Điều này.

Bên cạnh đó, căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
…

Như vậy, theo các quy định nêu trên mức xử phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Trường hợp tổ chức vi phạm, mức phạt tiền được xác định bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, cụ thể:

• Người sử dụng lao động là cá nhân, khi không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện xây dựng thang lương, bảng lương, sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Trường hợp tổ chức vi phạm, mức phạt tiền là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

2. Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động 2026

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động 2026 như sau:

3. Cách xây dựng quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động như sau:

Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động
1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng quy chế lương thưởng:

• Bước 1: Khảo sát, đánh giá thực trạng về tiền lương, tiền thưởng trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp tiến hành khảo sát thực tế và đánh giá chính sách tiền lương, tiền thưởng đang áp dụng đối với người lao độn để làm căn cứ định hướng xây dựng quy chế phù hợp quy định pháp luật và thực tiễn doanh nghiệp.

• Bước 2: Xây dựng nội dung dự thảo quy chế lương, thưởng

Doanh nghiệp lập dự thảo quy chế lương, thưởng quy định cụ thể về nguyên tắc trả lương, phương pháp xác định tiền lương, các khoản phụ cấp, mức thưởng, điều kiện, tiêu chí xét thưởng, chế độ nâng lương, điều chỉnh lương và các chế độ đãi ngộ khác đối với người lao động.

• Bước 3: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, việc lấy ý kiến góp ý của tổ chức này về nội dung dự thảo quy chế lương, thưởng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động theo quy định pháp luật.

• Bước 4: Quyết định và ban hành quy chế lương, thưởng

Người sử dụng lao động căn cứ kết quả lấy ý kiến, hoàn thiện và quyết định nội dung quy chế lương, thưởng, chính thức ban hành dưới hình thức văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

• Bước 5: Công bố công khai quy chế lương, thưởng tại nơi làm việc

Doanh nghiệp có trách nhiệm công khai quy chế lương, thưởng tại nơi làm việc để toàn thể người lao động được biết, thực hiện theo đúng quy định tại Bộ luật Lao động.

Việc xây dựng và thực hiện quy chế lương thưởng minh bạch, phù hợp pháp luật không chỉ tạo động lực làm việc cho người lao động mà còn góp phần củng cố uy tín, phát triển bền vững doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát, điều chỉnh quy chế lương thưởng để đáp ứng yêu cầu thực tiễn và hạn chế rủi ro pháp lý. Một quy chế lương thưởng hiệu quả là nền tảng bảo đảm quyền lợi, tạo môi trường làm việc tích cực và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Sau khi xây dựng và thực hiện quy chế lương, doanh nghiệp không thể bỏ qua bước kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Với nhiều quy trình, biểu mẫu và yêu cầu nghiệp vụ phát sinh, việc quản lý thủ công thường tiềm ẩn rủi ro sai sót và tốn nhiều thời gian.

Để công tác này trở nên đơn giản, chính xác và tiện lợi hơn, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm AMIS Thuế TNCN của MISA. AMIS Thuế TNCN cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất như:

• Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu hợp lệ theo quy định, hỗ trợ đơn vị gửi đăng ký tới Cơ quan thuế thuận tiện.
• Thiết lập, lập và ký điện tử các mẫu chứng từ khấu trừ theo đúng quy định pháp luật. Xử lý dễ dàng các chứng từ khi phát sinh sai sót.
• Lập và nộp bảng kê, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử nhanh chóng, an toàn, nộp trực tiếp tới Cơ quan thuế.

Nếu doanh nghiệp quan tâm có nhu cầu nhận tư vấn miễn phí hãy nhanh tay đăng ký tại Form dưới đây.